Bestellungen verwalten

BestellĂŒbersicht

Über den Reiter „Bestellungen” gelangen Sie in die BestellĂŒbersicht. In der BestellĂŒbersicht sehen Sie alle Bestellungen auf einen Blick. Jede Bestellung wird inklusive Bestellnummer, Bestelldatum, FĂ€lligkeitsdatum, Betrag und Status der Bestellung angezeigt. Über der Übersicht haben Sie die Möglichkeit, im Suchfeld nach einer bestimmten Bestellung zu suchen. Geben Sie dazu einfach die Bestellnummer oder die Rechnungsnummer ein.


Bestellstatus

Hier finden Sie eine Übersicht ĂŒber die verschiedenen Bestellstatus:

StatusBeschreibung
ErstelltBestellungen mit dem Status „Erstellt” wurden erfolgreich angelegt. Bei diesen Bestellungen war der Risiko- und IdentitĂ€tscheck erfolgreich.
AbgelehntBestellungen mit dem Status „Abgelehnt” können aus verschiedenen GrĂŒnden abgelehnt worden sein. Zu möglichen GrĂŒnden zĂ€hlen z. B. ĂŒberschrittene Limits, unzureichende BonitĂ€t, mangelhafte Identifikation oder die Identifikation von betrugsrelevanten Merkmalen.
VersendetWurde die Bestellung als „Versendet” markiert, dann hat die Ware Ihr Lager verlassen. Zu diesem Zeitpunkt erhĂ€lt Ihr Kunde eine E-Mail mit den relevanten Zahlungsinformationen von Billie. ZusĂ€tzlich wird das Zahlungsziel gemĂ€ĂŸ Ihrer Einstellungen fĂŒr diese Bestellung ausgewiesen. DarĂŒber hinaus beginnt ab dem Zeitpunkt des Versands der Auszahlungszeitraum der Rechnung fĂŒr Sie als HĂ€ndler.
AusgezahltBeim Status „Ausgezahlt” wurde die Ware durch Sie bereits versandt und Sie haben die Rechnung dazu ausgezahlt bekommen.
ÜberfĂ€lligIst eine Bestellung „ÜberfĂ€llig”, dann wurde das Zahlungsziel vom Kunden ĂŒberschritten. Zu diesem Zeitpunkt beginnt das automatisierte Mahnverfahren. Billie kontaktiert den Kunden mit einer Zahlungserinnerung und zwei Mahnungen innerhalb von 28 Tagen insgesamt drei Mal.
AbgeschlossenDie abgeschlossene Bestellung zeigt, dass alle Schritte erfolgreich vollzogen wurden.
StorniertEine stornierte Rechnung zeigt Ihnen, dass die Rechnung erfolgreich storniert wurde. In diesem Fall wird die an Sie ausgezahlte Rechnung von Billie wieder eingezogen. Wurde die stornierte Bestellung vorher bereits von Ihnen versandt und befand sich im Status “Versendet”, dann berechnet Ihnen Billie die Billie-GebĂŒhren fĂŒr diese Transaktion. War die Bestellung lediglich „Erstellt”, so berechnet Ihnen Billie die GebĂŒhren nicht.

🟩

Über die Filterfunktion können Sie Ihre Bestellungen in der Liste nach einem bestimmten Filter sortieren. Klicken Sie dazu einfach rechts auf das Filter-Icon.


Bestellungen anlegen

Möchten Sie eine Bestellung manuell anlegen, so können Sie dies oben rechts ĂŒber die Funktion „Bestellung anlegen” tun. Falls Sie die Bestellung fĂŒr einen bereits im Billie Dashboard existierenden Kunden anlegen möchten, suchen Sie den Kunden und fahren Sie dann fort. Falls es sich um einen Neukunden handelt, so können Sie die Daten des Neukunden eingeben, diese bestĂ€tigen und dann ĂŒber das sich neu öffnende Feld „Bestellung fĂŒr Neukunden anlegen” die Bestellung platzieren. Hierbei mĂŒssen Sie noch die Daten des Neukunden angeben.

Achten Sie darauf, die Daten des Kunden richtig einzugeben, um mangelhafte Identifikationen und eine dadurch bedingte Ablehnung der Bestellung durch Billie zu vermeiden. Billie ĂŒberprĂŒft nĂ€mlich auch die fĂŒr den Kunden eingegebenen Daten.

🟩

Wir möchten Sie darĂŒber informieren, dass bei einer Erstbestellung durch einen neuen Kunden nur eine abweichende Lieferadresse, allerdings keine abweichende Rechnungsadresse, eingegeben werden kann. Diese Option ist erst nach der ersten erfolgreichen und bezahlten Bestellung fĂŒr diesen Kunden möglich. Sollte die Bestellung erfolgreich erstellt worden sein, so können Sie diese nun in Ihrer Liste unter allen Bestellungen einsehen.


Wie kann ich eine Bestellung fĂŒr einen Neukunden anlegen?


Wie kann ich eine Bestellung fĂŒr einen Bestandskunden anlegen?


Bestellungen einsehen

Klicken Sie in der Übersicht auf eine Bestellung, gelangen Sie in die Einzelansicht dieser Bestellung.

  • In der Einzelansicht sehen Sie alle Bestellinformationen, wie die Bestellnummer, Rechnungsnummer, das Bestelldatum, Versanddatum, Laufzeit und FĂ€lligkeitsdatum. Außerdem sehen Sie den Betrag der Bestellung mit ausgewiesener Steuer.
  • Unter dem Feld mit den Bestellinformationen sehen Sie die Bankinformationen, die der Kunde fĂŒr die Überweisung benötigt. Diese sollten sie auch Ihrer Rechnung hinzufĂŒgen.
  • Unter den Zahlungsinformationen sehen Sie die Daten des Kunden sowie die Rechnungs- und Lieferadresse des Kunden.
  • Die letzten beiden Boxen in der Einzelansicht zeigen Ihnen das Mahnwesen und die Zahlungshistorie.
  • In dem Feld „Zahlungshistorie” sehen Sie alle Zahlungen, die mit dieser Bestellung in Verbindung gebracht wurden.

Bestellungen anpassen

In der Einzelansicht haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Funktionen fĂŒr eine Bestellung zu nutzen. Diesen kann in verschiedenen Situationen eine wichtige Bedeutung zukommen. Im Folgenden möchten wir deshalb kurz erklĂ€ren, wie Sie diese situationsbedingt anwenden.

Bestellungen stornieren und reduzieren

Die Funktionen „Bestellung stornieren” und „Bestellung reduzieren” sind unabhĂ€ngig von dem Bestellstatus nutzbar. Stornieren Sie eine Bestellung vor Versand im Status „Erstellt” so fallen keine Billie-GebĂŒhren an. Wurde die Bestellung bereits versandt, berechnen wir die ĂŒblichen Billie-GebĂŒhren. Sie können die Bestellung jederzeit stornieren, bevor diese an unseren Inkasso-Partner nach Abschluss des Mahnverfahrens am 28. Tag der ÜberfĂ€lligkeit ĂŒbergeben wird. Sie können eine Bestellung auch stornieren, wenn Sie die Rechnung von Billie zurĂŒckkaufen und die ForderungsĂŒbergabe an Billie dadurch rĂŒckgĂ€ngig machen möchten. Nach erfolgreicher Stornierung wird der an Sie ausgezahlte Rechnungsbetrag wieder eingezogen. Sehen Sie hier, wie Sie eine Bestellung im Dashboard stornieren können.

RechnungsbetrÀge reduzieren

Nutzen Sie die Funktion „Betrag reduzieren”, wenn Sie den Betrag einer ursprĂŒnglichen Bestellung reduzieren möchten. Dadurch reduziert sich die Gesamtsumme der Rechnung auf den Betrag, den Sie neu eingeben und damit auch die Forderung von Billie gegenĂŒber dem Kunden. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn der Kunde einen Teil der Bestellung retourniert oder erfolgreich reklamiert. Dieser Vorgang kommt einer Rechnungsgutschrift oder Korrektur gleich. Sehen Sie hier, wie Sie den Betrag einer Bestellung reduzieren.

Bestellungen manuell als versendet markieren

Markieren Sie manuell die Bestellung mit der Funktion „Als versendet markieren” als versandt, wenn die Ware Ihr Lager verlassen hat oder Sie Ihre Leistung an den Kunden erbracht haben. In der Regel geschieht dies automatisch durch Ihre Integration mit Billie. Falls es keine Integration zu Ihrem Shopsystem gibt und Sie manuelle Versandmeldungen vornehmen, geben Sie dazu in dem sich öffnenden Feld die Rechnungsnummer und Bestellnummer an. ZusĂ€tzlich laden Sie die Rechnung im PDF Format hoch (Hinweis: Die Datei darf nicht grĂ¶ĂŸer als 2MB sein).

Ab dem Zeitpunkt des Versands kann die Rechnung an Sie ausgezahlt werden und das Zeitfenster fĂŒr das Zahlungsziel Ihres Kunden beginnt. Wichtig: Wurde die Ware nicht als versendet markiert, erhalten Sie weder Ihre Auszahlung noch erhĂ€lt der Kunde die Aufforderung zu bezahlen. Sehen Sie hier, wie Sie eine Bestellung manuell als versendet markieren.

Zahlungen begleichen

Die Funktion „Zahlung begleichen” kann in verschiedenen Situationen genutzt werden. Diese Funktion bewirkt, dass der eingegebene Betrag von Ihnen als HĂ€ndler-Zahlung per Lastschrift fĂŒr diese Rechnung von Billie eingezogen wird. Dies kann unter anderem nötig sein, wenn ein Kunde nicht an das von Billie benannte Konto fĂŒr eine offene Forderung bezahlt, sondern direkt die Überweisung an Sie und Ihr eigenes Firmenkonto tĂ€tigt. In diesem Fall wĂ€re die Meldung des Betrags im Dashboard fĂŒr diese Bestellung korrekt, da Sie nun die Auszahlung fĂŒr diese Forderung doppelt erhalten haben. Außerdem lĂ€uft fĂŒr Ihren Kunden die Laufzeit weiter, da Billie keine Zahlung zu der offenen Forderung zuordnen kann.

Nach Einzug der gemeldeten Zahlung (Hinweis: Dauer zwischen 1-3 Werktagen) schließt sich die Forderung automatisch fĂŒr diese Bestellung bei Billie. Sie können diese Funktion auch nutzen, wenn Billie Ihnen eine Zahlung als Überzahlung weiterleitet. Dies geschieht insbesondere, wenn Billie einkehrende Zahlungen Ihrer Kunden zu gewissen Bestellungen nicht zuordnen kann. Um dies fĂŒr Sie nachvollziehbar zu gestalten, senden wir Ihnen werktĂ€glich Finanzreports, aus denen diese Überzahlungen hervorgehen (Hinweis: Sie können Überzahlungen auch unter der Zahlungshistorie in der Einzelansicht einer Bestellung oder unter dem Reiter „Zahlungen” im Dashboard nachvollziehen). Können Sie eine an Sie weitergeleitete (Über-)Zahlung in den an Sie gesendeten Finanzreports einer bestimmten Bestellung oder mehreren Bestellungen zuordnen, so nutzen Sie fĂŒr diese Bestellung(en) auch die Funktion „Zahlung begleichen”. Diese Funktion kann auch Ă€hnlich wie die Funktion „Bestellung stornieren” dafĂŒr genutzt werden, um die Forderungsabtretung an Billie rĂŒckabzuwickeln. Sehen Sie hier, wie man eine Zahlung begleicht.

Mahnkommunikation aussetzen

Als letzte Funktion in der Einzelansicht einer Bestellung haben Sie die Möglichkeit, als HĂ€ndler eigenstĂ€ndig die Mahnkommunikation fĂŒr die Bestellung eines Kunden fĂŒr sieben Tage auszusetzen. Dies können Sie nur zwischen dem ersten und dem siebten Tag der ÜberfĂ€lligkeit, danach ist eine eigene Pausierung des Mahnwesens nicht mehr möglich. Möchten Sie eine Mahnpause fĂŒr eine Bestellung anlegen, obwohl der siebte Tag der ÜberfĂ€lligkeit ĂŒberschritten ist, können Sie uns auch per E-Mail unter [email protected] kontaktieren. Bitte nennen Sie uns immer den Grund fĂŒr eine Mahnpause.


ZusĂ€tzliche Funktionen fĂŒr API Integrationen (v2)

Bestellungen aufteilen

Die Integration der API v2 erlaubt Ihnen, eine Bestellung in mehrere Rechnungen aufzuteilen, weshalb sich die Bestellansicht und FunktionalitÀt im Detail leicht von der Ansicht und FunktionalitÀt unterscheiden kann, die oben beschrieben wurde. Die Aufteilung einer Bestellung in mehrere (Teil-)Rechnungen erfolgt zum Beispiel, wenn Sie einen Teil der Bestellungen bereits verschicken können und ein anderer Teil der Bestellung noch nicht versendet werden konnte. Der bereits versendete Teil der Ware wird dann als eine Rechnung unter dieser Bestellung erfasst. Der zweite Teil der Bestellung wird dann als zweite Rechnung unter dieser Bestellung erfasst, sobald dieser Teil von Ihnen versendet wurde.

🟩

Hinweis: Beachten Sie, dass der Betrag der Teilrechnung fĂŒr den Kunden ab Ausstellung und Versand bereits fĂ€llig wird. Sie können in der BestellĂŒbersicht unter dem Status “Teilw. versendet” sehen, welche Bestellungen dies betrifft.

Teilrechnungen stornieren

In der Detailansicht einer Bestellung können Sie eine Bestellung komplett “stornieren” oder den Betrag der Bestellung “reduzieren”. In der Detailansicht einer Bestellung unter den Feldern Bestellinformationen und Zahlungsmethode sehen Sie nun das neue Feld Rechnungen. Dort können Sie fĂŒr diese Bestellung Teilrechnungen hinzufĂŒgen, wenn ein Teil der Leistungserbringung aus dieser Gesamtbestellung bereits durch Sie erfolgt ist.

Teilrechnungen begleichen

Klicken Sie in die (Teil-)Rechnung hinein, haben Sie dort die Möglichkeit fĂŒr diese Rechnung eine Zahlung zu begleichen, fĂŒr den Fall, dass Sie die Zahlung von dem Kunden direkt fĂŒr diese Teilrechnung erhalten haben sollten oder wir Ihnen an Ihr Konto die Zahlung als Überzahlung weitergeleitet haben. Eine Gutschrift können Sie fĂŒr (Teil-)Rechnungen vornehmen, wenn Ihr Kunde den Teil der Ware unter dieser (Teil-)Rechnung zurĂŒckgeben möchte und Sie die Ware anschließend zurĂŒcknehmen.