Bestellungen verwalten

Bestellübersicht

Über den Reiter „Bestellungen” gelangen Sie in die Bestellübersicht. In der Bestellübersicht sehen Sie alle Bestellungen auf einen Blick. Jede Bestellung wird inklusive Bestellnummer, Bestelldatum, Fälligkeitsdatum, Betrag und Status der Bestellung angezeigt. Über der Übersicht haben Sie die Möglichkeit, im Suchfeld nach einer bestimmten Bestellung zu suchen. Geben Sie dazu einfach die Bestellnummer oder die Rechnungsnummer ein.

Bestellstatus

Hier finden Sie eine Übersicht über die verschiedenen Bestellstatus:

Status	Beschreibung
Erstellt	Bestellungen mit dem Status „Erstellt” wurden erfolgreich angelegt. Bei diesen Bestellungen war der Risiko- und Identitätscheck erfolgreich.
Abgelehnt	Bestellungen mit dem Status „Abgelehnt” können aus verschiedenen Gründen abgelehnt worden sein. Zu möglichen Gründen zählen z. B. überschrittene Limits, unzureichende Bonität, mangelhafte Identifikation oder die Identifikation von betrugsrelevanten Merkmalen.
Versendet	Wurde die Bestellung als „Versendet” markiert, dann hat die Ware Ihr Lager verlassen. Zu diesem Zeitpunkt erhält Ihr Kunde eine E-Mail mit den relevanten Zahlungsinformationen von Billie. Zusätzlich wird das Zahlungsziel gemäß Ihrer Einstellungen für diese Bestellung ausgewiesen. Darüber hinaus beginnt ab dem Zeitpunkt des Versands der Auszahlungszeitraum der Rechnung für Sie als Händler.
Ausgezahlt	Beim Status „Ausgezahlt” wurde die Ware durch Sie bereits versandt und Sie haben die Rechnung dazu ausgezahlt bekommen.
Überfällig	Ist eine Bestellung „Überfällig”, dann wurde das Zahlungsziel vom Kunden überschritten. Zu diesem Zeitpunkt beginnt das automatisierte Mahnverfahren. Billie kontaktiert den Kunden mit einer Zahlungserinnerung und zwei Mahnungen innerhalb von 28 Tagen insgesamt drei Mal.
Abgeschlossen	Die abgeschlossene Bestellung zeigt, dass alle Schritte erfolgreich vollzogen wurden.
Storniert	Eine stornierte Rechnung zeigt Ihnen, dass die Rechnung erfolgreich storniert wurde. In diesem Fall wird die an Sie ausgezahlte Rechnung von Billie wieder eingezogen. Wurde die stornierte Bestellung vorher bereits von Ihnen versandt und befand sich im Status “Versendet”, dann berechnet Ihnen Billie die Billie-Gebühren für diese Transaktion. War die Bestellung lediglich „Erstellt”, so berechnet Ihnen Billie die Gebühren nicht.

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Über die Filterfunktion können Sie Ihre Bestellungen in der Liste nach einem bestimmten Filter sortieren. Klicken Sie dazu einfach rechts auf das Filter-Icon.

Bestellungen anlegen

Möchten Sie eine Bestellung manuell anlegen, so können Sie dies oben rechts über die Funktion „Bestellung anlegen” tun. Falls Sie die Bestellung für einen bereits im Billie Dashboard existierenden Kunden anlegen möchten, suchen Sie den Kunden und fahren Sie dann fort. Falls es sich um einen Neukunden handelt, so können Sie die Daten des Neukunden eingeben, diese bestätigen und dann über das sich neu öffnende Feld „Bestellung für Neukunden anlegen” die Bestellung platzieren. Hierbei müssen Sie noch die Daten des Neukunden angeben.

Achten Sie darauf, die Daten des Kunden richtig einzugeben, um mangelhafte Identifikationen und eine dadurch bedingte Ablehnung der Bestellung durch Billie zu vermeiden. Billie überprüft nämlich auch die für den Kunden eingegebenen Daten.

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Wir möchten Sie darüber informieren, dass bei einer Erstbestellung durch einen neuen Kunden nur eine abweichende Lieferadresse, allerdings keine abweichende Rechnungsadresse, eingegeben werden kann. Diese Option ist erst nach der ersten erfolgreichen und bezahlten Bestellung für diesen Kunden möglich. Sollte die Bestellung erfolgreich erstellt worden sein, so können Sie diese nun in Ihrer Liste unter allen Bestellungen einsehen.

Wie kann ich eine Bestellung für einen Neukunden anlegen?

Wie kann ich eine Bestellung für einen Bestandskunden anlegen?

Bestellungen einsehen

Klicken Sie in der Übersicht auf eine Bestellung, gelangen Sie in die Einzelansicht dieser Bestellung.

In der Einzelansicht sehen Sie alle Bestellinformationen, wie die Bestellnummer, Rechnungsnummer, das Bestelldatum, Versanddatum, Laufzeit und Fälligkeitsdatum. Außerdem sehen Sie den Betrag der Bestellung mit ausgewiesener Steuer.
Unter dem Feld mit den Bestellinformationen sehen Sie die Bankinformationen, die der Kunde für die Überweisung benötigt. Diese sollten sie auch Ihrer Rechnung hinzufügen.
Unter den Zahlungsinformationen sehen Sie die Daten des Kunden sowie die Rechnungs- und Lieferadresse des Kunden.
Die letzten beiden Boxen in der Einzelansicht zeigen Ihnen das Mahnwesen und die Zahlungshistorie.
In dem Feld „Zahlungshistorie” sehen Sie alle Zahlungen, die mit dieser Bestellung in Verbindung gebracht wurden.

Bestellungen anpassen

In der Einzelansicht haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Funktionen für eine Bestellung zu nutzen. Diesen kann in verschiedenen Situationen eine wichtige Bedeutung zukommen. Im Folgenden möchten wir deshalb kurz erklären, wie Sie diese situationsbedingt anwenden.

Bestellungen stornieren und reduzieren

Die Funktionen „Bestellung stornieren” und „Bestellung reduzieren” sind unabhängig von dem Bestellstatus nutzbar. Stornieren Sie eine Bestellung vor Versand im Status „Erstellt” so fallen keine Billie-Gebühren an. Wurde die Bestellung bereits versandt, berechnen wir die üblichen Billie-Gebühren. Sie können die Bestellung jederzeit stornieren, bevor diese an unseren Inkasso-Partner nach Abschluss des Mahnverfahrens am 28. Tag der Überfälligkeit übergeben wird. Sie können eine Bestellung auch stornieren, wenn Sie die Rechnung von Billie zurückkaufen und die Forderungsübergabe an Billie dadurch rückgängig machen möchten. Nach erfolgreicher Stornierung wird der an Sie ausgezahlte Rechnungsbetrag wieder eingezogen. Sehen Sie hier, wie Sie eine Bestellung im Dashboard stornieren können.

Rechnungsbeträge reduzieren

Nutzen Sie die Funktion „Betrag reduzieren”, wenn Sie den Betrag einer ursprünglichen Bestellung reduzieren möchten. Dadurch reduziert sich die Gesamtsumme der Rechnung auf den Betrag, den Sie neu eingeben und damit auch die Forderung von Billie gegenüber dem Kunden. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn der Kunde einen Teil der Bestellung retourniert oder erfolgreich reklamiert. Dieser Vorgang kommt einer Rechnungsgutschrift oder Korrektur gleich. Sehen Sie hier, wie Sie den Betrag einer Bestellung reduzieren.

Bestellungen manuell als versendet markieren

Markieren Sie manuell die Bestellung mit der Funktion „Als versendet markieren” als versandt, wenn die Ware Ihr Lager verlassen hat oder Sie Ihre Leistung an den Kunden erbracht haben. In der Regel geschieht dies automatisch durch Ihre Integration mit Billie. Falls es keine Integration zu Ihrem Shopsystem gibt und Sie manuelle Versandmeldungen vornehmen, geben Sie dazu in dem sich öffnenden Feld die Rechnungsnummer und Bestellnummer an. Zusätzlich laden Sie die Rechnung im PDF Format hoch (Hinweis: Die Datei darf nicht größer als 2MB sein).

Ab dem Zeitpunkt des Versands kann die Rechnung an Sie ausgezahlt werden und das Zeitfenster für das Zahlungsziel Ihres Kunden beginnt. Wichtig: Wurde die Ware nicht als versendet markiert, erhalten Sie weder Ihre Auszahlung noch erhält der Kunde die Aufforderung zu bezahlen. Sehen Sie hier, wie Sie eine Bestellung manuell als versendet markieren.

Zahlungen begleichen

Die Funktion „Zahlung begleichen” kann in verschiedenen Situationen genutzt werden. Diese Funktion bewirkt, dass der eingegebene Betrag von Ihnen als Händler-Zahlung per Lastschrift für diese Rechnung von Billie eingezogen wird. Dies kann unter anderem nötig sein, wenn ein Kunde nicht an das von Billie benannte Konto für eine offene Forderung bezahlt, sondern direkt die Überweisung an Sie und Ihr eigenes Firmenkonto tätigt. In diesem Fall wäre die Meldung des Betrags im Dashboard für diese Bestellung korrekt, da Sie nun die Auszahlung für diese Forderung doppelt erhalten haben. Außerdem läuft für Ihren Kunden die Laufzeit weiter, da Billie keine Zahlung zu der offenen Forderung zuordnen kann.

Nach Einzug der gemeldeten Zahlung (Hinweis: Dauer zwischen 1-3 Werktagen) schließt sich die Forderung automatisch für diese Bestellung bei Billie. Sie können diese Funktion auch nutzen, wenn Billie Ihnen eine Zahlung als Überzahlung weiterleitet. Dies geschieht insbesondere, wenn Billie einkehrende Zahlungen Ihrer Kunden zu gewissen Bestellungen nicht zuordnen kann. Um dies für Sie nachvollziehbar zu gestalten, senden wir Ihnen werktäglich Finanzreports, aus denen diese Überzahlungen hervorgehen (Hinweis: Sie können Überzahlungen auch unter der Zahlungshistorie in der Einzelansicht einer Bestellung oder unter dem Reiter „Zahlungen” im Dashboard nachvollziehen). Können Sie eine an Sie weitergeleitete (Über-)Zahlung in den an Sie gesendeten Finanzreports einer bestimmten Bestellung oder mehreren Bestellungen zuordnen, so nutzen Sie für diese Bestellung(en) auch die Funktion „Zahlung begleichen”. Diese Funktion kann auch ähnlich wie die Funktion „Bestellung stornieren” dafür genutzt werden, um die Forderungsabtretung an Billie rückabzuwickeln. Sehen Sie hier, wie man eine Zahlung begleicht.

Mahnkommunikation aussetzen

Als letzte Funktion in der Einzelansicht einer Bestellung haben Sie die Möglichkeit, als Händler eigenständig die Mahnkommunikation für die Bestellung eines Kunden für sieben Tage auszusetzen. Dies können Sie nur zwischen dem ersten und dem siebten Tag der Überfälligkeit, danach ist eine eigene Pausierung des Mahnwesens nicht mehr möglich. Möchten Sie eine Mahnpause für eine Bestellung anlegen, obwohl der siebte Tag der Überfälligkeit überschritten ist, können Sie uns auch per E-Mail unter [email protected] kontaktieren. Bitte nennen Sie uns immer den Grund für eine Mahnpause.

Zusätzliche Funktionen für API Integrationen (v2)

Bestellungen aufteilen

Die Integration der API v2 erlaubt Ihnen, eine Bestellung in mehrere Rechnungen aufzuteilen, weshalb sich die Bestellansicht und Funktionalität im Detail leicht von der Ansicht und Funktionalität unterscheiden kann, die oben beschrieben wurde. Die Aufteilung einer Bestellung in mehrere (Teil-)Rechnungen erfolgt zum Beispiel, wenn Sie einen Teil der Bestellungen bereits verschicken können und ein anderer Teil der Bestellung noch nicht versendet werden konnte. Der bereits versendete Teil der Ware wird dann als eine Rechnung unter dieser Bestellung erfasst. Der zweite Teil der Bestellung wird dann als zweite Rechnung unter dieser Bestellung erfasst, sobald dieser Teil von Ihnen versendet wurde.

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Hinweis: Beachten Sie, dass der Betrag der Teilrechnung für den Kunden ab Ausstellung und Versand bereits fällig wird. Sie können in der Bestellübersicht unter dem Status “Teilw. versendet” sehen, welche Bestellungen dies betrifft.

Teilrechnungen stornieren

In der Detailansicht einer Bestellung können Sie eine Bestellung komplett “stornieren” oder den Betrag der Bestellung “reduzieren”. In der Detailansicht einer Bestellung unter den Feldern Bestellinformationen und Zahlungsmethode sehen Sie nun das neue Feld Rechnungen. Dort können Sie für diese Bestellung Teilrechnungen hinzufügen, wenn ein Teil der Leistungserbringung aus dieser Gesamtbestellung bereits durch Sie erfolgt ist.

Teilrechnungen begleichen

Klicken Sie in die (Teil-)Rechnung hinein, haben Sie dort die Möglichkeit für diese Rechnung eine Zahlung zu begleichen, für den Fall, dass Sie die Zahlung von dem Kunden direkt für diese Teilrechnung erhalten haben sollten oder wir Ihnen an Ihr Konto die Zahlung als Überzahlung weitergeleitet haben. Eine Gutschrift können Sie für (Teil-)Rechnungen vornehmen, wenn Ihr Kunde den Teil der Ware unter dieser (Teil-)Rechnung zurückgeben möchte und Sie die Ware anschließend zurücknehmen.